Uma gestão de viagens corporativas bem executada é um diferencial competitivo em uma corporação.
A viagem corporativa é a oportunidade ideal de conquistar resultados de grande impacto para os negócios. Elas representam uma oportunidade valiosa para fortalecer relações comerciais, ampliar a rede de contatos, prospectar novos clientes e fechar negócios estratégicos.
No entanto, essa estratégia demanda tempo, trabalho e investimento, o que pode sobrecarregar o fluxo de trabalho de uma empresa. Por isso, neste artigo da GWA Turismo, abordaremos estratégias e boas práticas para aprimorar a gestão de viagens corporativas, tornando o processo mais eficaz e trazendo benefícios tangíveis para a organização.
O que são viagens corporativas
As viagens corporativas desempenham um papel fundamental no sucesso e crescimento de uma empresa. Consistem em deslocamentos realizados por colaboradores em nome de uma empresa, em busca de negócios, reuniões, eventos, feiras, cursos ou outras atividades relacionadas ao trabalho.
Essas viagens corporativas proporcionam aos colaboradores a chance de aprimoramento de conhecimentos e habilidades essenciais para o desempenho de suas funções.
Ao estar presente fisicamente em reuniões com clientes, parceiros ou fornecedores, os representantes da empresa conseguem estabelecer uma conexão mais próxima e pessoal, o que muitas vezes pode ser decisivo para a tomada de decisões comerciais.
Outro aspecto relevante das viagens corporativas é a possibilidade de explorar novos mercados e identificar oportunidades de expansão para o seu negócio.
Diante de tantas responsabilidades, a gestão de viagens corporativas é fundamental para gerenciar e controlar os gastos e as ações em todas as etapas desse período.
Passo 1: Planejamento Estratégico
O primeiro passo para uma gestão de viagens corporativas bem-sucedida é estabelecer um planejamento estratégico sólido.
Isso envolve definir políticas claras e detalhadas, alinhadas aos objetivos da empresa, para orientar os colaboradores em suas viagens. Essas políticas devem abranger questões como:
- orçamentos;
- seleção de fornecedores;
- padrões de hospedagem;
- regras para voos;
- transportes, entre outros.
Assim sendo, a empresa promove um ambiente em que as decisões de viagens são tomadas de forma consciente, tendo como foco economia, segurança e eficiência.
Além disso, o alinhamento com as políticas da empresa ajuda a evitar gastos desnecessários e reduzir o tempo gasto na aprovação de viagens.
Passo 2: Tecnologia de gestão
Com o uso de sistemas e plataformas avançadas na gestão de viagens corporativas, é possível ter o controle total de informações, automatizar processos e simplificar a comunicação entre os viajantes e a equipe responsável pelo gerenciamento.
Investir em um software permite que a empresa acompanhe em tempo real as rotas, despesas e reservas de todos os colaboradores em trânsito.
A tecnologia facilita a identificação de oportunidades para otimização de custos e agiliza o atendimento em caso de imprevistos ou emergências.
Passo 3: Aproximação com fornecedores
Uma gestão de viagens corporativas eficiente envolve negociações estratégicas com seus fornecedores.
Ao estabelecer parcerias sólidas com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos, a empresa pode obter tarifas e condições mais vantajosas.
Essa é a oportunidade de realizar um mapeamento dos fornecedores mais utilizados, primando pelo melhor custo-benefício.
Passo 4: Segurança dos viajantes
A segurança dos colaboradores em viagens corporativas é uma prioridade. A gestão de riscos é uma etapa importante, pois inclui medidas para minimizar incidentes e garantir a assistência adequada em caso de emergências.
Ao entrar nesta quarta etapa, é necessário analisar o monitoramento do destino da viagem, avaliar as situações geopolíticas da localidade e até mesmo orientações sobre precauções de saúde.
Dica: considere o serviço de suporte e atendimento ao viajante 24 horas, para oferecer auxílio em casos de problemas durante a viagem.
Passo 5: Relatórios e Análise de Dados
A coleta e análise de dados é o grande diferencial da gestão de viagens corporativas. Relatórios detalhados sobre despesas, padrões de viagens e eficiência dos processos permitem identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões baseadas em dados concretos.
Com base nas análises, a empresa pode ajustar suas políticas e implementar mudanças que otimizem o desempenho das próximas viagens corporativas.
Extra: A Importância de uma Agência de Viagens Especializada
Contar com uma agência de viagens especializada em eventos corporativos é uma estratégia inteligente para simplificar ainda mais a gestão de viagens.
Essas agências têm expertise em lidar com as necessidades específicas das empresas, oferecendo soluções personalizadas e suporte dedicado.
Alguns dos principais benefícios incluem:
- Redução de custos: Com uma gestão eficiente, é possível negociar tarifas corporativas e obter descontos em passagens aéreas, hospedagem e serviços relacionados, resultando em economia significativa para a empresa.
- Controle e transparência: Através de sistemas e plataformas de gestão de viagens, é possível ter um controle detalhado de todas as despesas e gastos relacionados às viagens corporativas, garantindo maior transparência e previsibilidade financeira.
- Compliance e conformidade: Uma gestão de viagem bem estruturada ajuda a garantir que todas as políticas, regras e regulamentações da empresa sejam cumpridas durante as viagens, evitando problemas legais e financeiros.
- Segurança dos colaboradores: Com políticas claras e procedimentos adequados, a gestão de viagem proporciona maior segurança aos funcionários durante suas viagens, minimizando riscos e garantindo assistência em casos de emergência.
- Eficiência nos processos: A automatização de tarefas e a padronização dos processos agilizam a organização das viagens, economizando tempo e permitindo que os colaboradores foquem em suas atividades principais.
- Relatórios e análises: Com a gestão de viagem, é possível obter relatórios detalhados sobre as despesas e a efetividade das viagens, permitindo análises para melhorar continuamente o processo.
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No cenário corporativo, contar com uma gestão especializada é um passo importante para maximizar os benefícios das viagens de negócios.
A GWA Turismo é uma agência de viagens especializada em eventos corporativos. Contamos com atendimento especializado personalizado às necessidades do cliente, oferecendo soluções sob medida para as suas expectativas e o orçamento disponível.
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