No mundo dos negócios, a gestão de viagens corporativas desempenha um papel crucial no sucesso das empresas. E, no cerne desse processo, encontra-se um fator determinante: a comunicação efetiva. Uma comunicação clara, transparente e ágil entre gestores, solicitantes e viajantes é fundamental para garantir decisões acertadas, colaboradores engajados e projetos bem-sucedidos.
Neste blog, exploraremos a importância da comunicação efetiva na gestão de viagens corporativas e apresentaremos estratégias para aprimorá-la em todas as etapas do processo, desde a definição de políticas internas até a interação entre gestores, solicitantes e viajantes. Tenha uma boa leitura!
Comunicação eficaz
Este é um fator crucial na gestão de viagens para alcançar decisões acertadas, funcionários comprometidos e projetos de sucesso. O líder desempenha um papel fundamental nesse aspecto, sendo responsável por estabelecer uma comunicação eficiente com a equipe, assim como facilitar o diálogo entre a gestão e os colaboradores em geral.
Ao promover transparência e clareza, é possível motivar e aumentar a produtividade da equipe, construindo relacionamentos sólidos entre todos os membros, especialmente no contexto do turismo corporativo.
Os gestores devem valorizar a habilidade de se comunicar de forma eficaz em suas equipes. Não devem esconder erros, fazer promessas vazias ou ocultar informações sobre o desempenho dos membros da equipe, pois essa abordagem resultaria em funcionários desmotivados que carecem de feedback.
É essencial informar o grupo sobre todas as informações relevantes para o desempenho de suas funções. Por meio de uma comunicação eficiente, é possível resolver problemas em conjunto, alinhar as expectativas de cada membro, compartilhar experiências e compreender de maneira eficaz as políticas internas.
Políticas internas e de viagem
As políticas internas de uma empresa são diretrizes e normas que devem ser seguidas, estabelecendo padrões de comportamento tanto para os funcionários quanto para os empregadores.
No contexto de uma gestão adequada de viagens corporativas, as políticas internas estão intrinsecamente ligadas às políticas de viagem. Estas últimas são um conjunto de regulamentos, normas e procedimentos que abrangem todo o processo de viagens corporativas.
Quais são as principais atividades de um gestor de viagens?
As atribuições de um gestor de viagens, também conhecido como Travel Manager, podem variar de acordo com a empresa, mas geralmente englobam as seguintes atividades:
- Elaborar e implementar políticas de viagem que orientem os viajantes em relação aos procedimentos e limitações para reservas de viagens e outras atividades relacionadas;
- Realizar reservas para os colaboradores da empresa, incluindo passagens aéreas, hospedagens e aluguel de veículos, quando necessário;
- Gerenciar despesas, incluindo a conciliação de cartões de crédito corporativos e reembolsos;
- Administrar programas de fidelidade de companhias aéreas, hotéis e outras empresas, a fim de garantir que a empresa obtenha o máximo valor de suas viagens;
- Analisar dados para identificar tendências, oportunidades de economia e áreas que possam ser aprimoradas;
- Gerenciar crises relacionadas a viagens, como cancelamentos de voos, mudanças de itinerário ou emergências médicas.
Essas são algumas das principais responsabilidades que um gestor de viagens pode desempenhar, mas outras demandas podem surgir dependendo da empresa e das necessidades de viagem dos colaboradores e solicitantes.
Como melhorar a comunicação entre gestores, solicitantes e viajantes em viagens corporativas
A comunicação eficaz entre gestores, solicitantes e viajantes desempenha um papel crucial na gestão de viagens corporativas. Aqui estão algumas estratégias para melhorar a comunicação em ambos os cenários:
Comunicação entre gestor e solicitante
- Definir expectativas claras: garanta que os solicitantes compreendam seus papéis e responsabilidades, além de saber o que esperar do gestor de viagens. Estabeleça prazos de resposta e informações necessárias para reservas, por exemplo;
- Utilizar canais de comunicação eficazes: determine os canais apropriados para a gestão de viagens, como e-mails, mensagens instantâneas ou sistemas específicos. Certifique-se de que estejam disponíveis e funcionando corretamente;
- Estabelecer processos claros: defina processos transparentes para a gestão de viagens, incluindo como fazer solicitações, aprovações e compartilhamento de informações. Isso assegura que todos entendam o processo e garante uma gestão eficiente das viagens;
- Manter a comunicação aberta: cultive uma cultura de comunicação transparente e incentive o feedback sobre o processo de gerenciamento de viagens. Isso ajuda a identificar problemas e oportunidades de melhoria.
Comunicação entre gestor e viajante
- Utilizar canais de comunicação adequados: identifique os canais de comunicação preferidos dos viajantes, como e-mail, mensagens de texto ou aplicativos de mensagens instantâneas. Utilize os canais mais adequados para atender às suas necessidades;
- Fornecer informações claras: certifique-se de que todas as informações de viagem sejam precisas e compreensíveis. Forneça detalhes importantes, como horários de voo, acomodação, transporte e políticas relevantes da empresa;
- Disponibilizar ajuda e suporte: disponibilize canais de comunicação para que os viajantes possam buscar ajuda e suporte, como um número de telefone de emergência, um aplicativo de gerenciamento de viagens ou uma equipe de suporte dedicada;
- Personalizar a comunicação: tente personalizar a comunicação de acordo com as necessidades individuais dos viajantes, fornecendo informações adicionais sobre o destino ou recomendações de atividades que possam interessá-los;
- Pedir feedback: solicite feedback dos viajantes sobre sua experiência de viagem e a comunicação do gestor de viagens, buscando constantemente melhorias.
Ao implementar essas estratégias, o gestor de viagens pode aprimorar a comunicação com solicitantes e viajantes, garantindo que suas necessidades sejam atendidas de forma eficaz em todas as etapas do processo de viagens corporativas.
Conte com a GWA Turismo
Se você busca otimizar a comunicação na gestão de viagens corporativas e garantir o sucesso das suas viagens de negócios, conte com a expertise da GWA Turismo.
Nossa equipe especializada está pronta para auxiliá-lo com um atendimento personalizado em todos os momentos.
Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como podemos transformar suas viagens corporativas em experiências excepcionais.