Gerenciar viagens corporativas vai muito além de reservar passagens e hospedagens.

Cada deslocamento envolve orçamento, aprovações, política de viagens, fornecedores, segurança, alterações, prestação de contas e suporte ao colaborador.

Quando essas etapas são gerenciadas de forma integrada, a empresa ganha mais controle sobre a operação e passa a tomar decisões com base em informações consolidadas.

A GWA atua na gestão de viagens corporativas há mais de 25 anos, apoiando empresas na organização e otimização de suas viagens de negócios.

O que é gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas reúne os processos utilizados por uma empresa para planejar, contratar, controlar e acompanhar as viagens realizadas por seus colaboradores.

Ela pode envolver desde a solicitação e aprovação da viagem até a emissão de passagens, reserva de hospedagem, transporte terrestre, atendimento ao viajante e análise dos gastos.

Uma gestão estruturada permite estabelecer critérios claros para as viagens e centralizar informações que, quando dispersas, dificultam o controle da operação.

O que uma gestão de viagens corporativas envolve?

Passagens aéreas

Pesquisa, comparação e emissão de voos nacionais e internacionais de acordo com as necessidades do viajante e as diretrizes da empresa.

Hospedagem

Reservas considerando localização, tarifas, condições de cancelamento, estrutura e política de viagens.

Transporte e mobilidade

Locação de veículos, transfers e outras soluções necessárias para os deslocamentos durante a viagem.

Política de viagens

Definição de regras para reservas, limites, fornecedores, aprovações e exceções, adequadas à realidade de cada empresa.

Tecnologia e self-booking

Ferramentas que permitem centralizar solicitações e reservas, aplicar políticas e facilitar o acompanhamento das viagens.

Relatórios e dados

Consolidação de informações sobre gastos, fornecedores, destinos e comportamento das viagens para apoiar decisões.

Suporte ao viajante

Atendimento para alterações, cancelamentos e outras necessidades que possam surgir antes ou durante a viagem.

A GWA informa atualmente que oferece self-booking integrado ao ERP, relatórios gerenciais e suporte emergencial 24 horas por dia, 7 dias por semana, então manteria esses diferenciais explícitos na página.

 

Como funciona a gestão de uma viagem corporativa?

1. Solicitação

O colaborador ou responsável informa as necessidades da viagem, como destino, datas e compromissos.

2. Aprovação

A solicitação segue o fluxo definido pela empresa e sua política de viagens.

3. Reserva e emissão

São avaliadas as alternativas disponíveis para aéreo, hospedagem e demais serviços necessários.

4. Viagem

O viajante recebe as informações necessárias para realizar seus deslocamentos e compromissos.

5. Atendimento e suporte

Caso ocorram alterações ou imprevistos, existe uma estrutura responsável por auxiliar o viajante.

6. Gestão das informações

Os dados das viagens ajudam a empresa a acompanhar gastos, fornecedores e oportunidades de melhoria.

Quais são os benefícios de uma gestão estruturada?

Maior controle dos gastos

Centralizar as viagens facilita a visualização das despesas e ajuda a identificar padrões e oportunidades de otimização.

Eu retiraria a afirmação atual de que “a redução de custos é certa”. É uma promessa absoluta desnecessária.

Padronização dos processos

Políticas e fluxos claros reduzem decisões isoladas e ajudam colaboradores e gestores a entender como cada viagem deve ser solicitada e contratada.

Mais eficiência operacional

Com reservas e informações centralizadas, diferentes áreas deixam de administrar partes da viagem de maneira desconectada.

Mais suporte para o viajante

Cancelamentos, alterações de voo, problemas de hospedagem e mudanças de agenda podem acontecer. Uma gestão estruturada estabelece quem deve ser acionado e como essas situações serão tratadas.

Dados para tomada de decisão

O histórico das viagens permite analisar comportamento de compra, principais destinos, fornecedores utilizados, despesas e aderência às políticas internas.

Política de viagens corporativas

A política de viagens estabelece as regras que orientam colaboradores e gestores durante todo o processo.

Ela pode determinar:

• limites de gastos;
• classes e categorias permitidas;
• critérios para hospedagem;
• antecedência recomendada;
• fornecedores preferenciais;
• fluxo de aprovação;
• regras para alterações e cancelamentos;
• despesas reembolsáveis;
• procedimentos para exceções.

Mais do que restringir gastos, uma política bem estruturada busca equilibrar controle, eficiência e necessidades do viajante.

Aqui colocaria posteriormente um link para um conteúdo específico:

→ Como criar uma política de viagens corporativas

Isso já começa nosso cluster.

Como reduzir custos com viagens corporativas?

A redução de custos pode envolver diferentes frentes:

antecedência de compra + negociação com fornecedores + política + controle de alterações + escolha de tarifas + centralização + análise de dados.

Uma tarifa mais barata, por exemplo, nem sempre representa a viagem de menor custo quando existem taxas, deslocamentos adicionais ou pouca flexibilidade para alterações.

Por isso, a análise deve considerar o custo total da viagem, e não apenas o preço inicial de cada reserva.

Tecnologia aplicada à gestão de viagens

Com volume crescente de viagens, depender apenas de processos manuais pode dificultar aprovações, controle e consolidação de informações.

Ferramentas de gestão e self-booking permitem centralizar etapas da operação e aplicar regras previamente definidas pela empresa.

A GWA oferece tecnologia para gestão das viagens, incluindo self-booking e possibilidade de integração ao ERP da empresa.

Por que terceirizar a gestão de viagens corporativas?

Terceirizar a gestão pode fazer sentido para empresas que desejam centralizar a operação e contar com uma equipe especializada para apoiar reservas, fornecedores, políticas, atendimento e análise das viagens.

Isso reduz a necessidade de diferentes departamentos administrarem isoladamente atividades operacionais relacionadas aos deslocamentos.

O objetivo não é retirar o controle da empresa, mas oferecer estrutura para que ela tenha mais visibilidade sobre a operação.

Gestão de viagens corporativas com a GWA

Sua empresa cuida dos negócios. A GWA cuida das viagens.

A GWA oferece gestão de viagens corporativas adaptada às necessidades e políticas de cada empresa.

A operação pode incluir:

• passagens aéreas nacionais e internacionais;
• hospedagem;
• locação de veículos;
• transfers;
• self-booking;
• apoio na estruturação da política de viagens;
• relatórios gerenciais;
• integração de processos;
• suporte ao viajante.

A empresa também mantém atendimento emergencial 24/7, inclusive em finais de semana e feriados, segundo as informações atuais do próprio site.

Quer tornar a gestão de viagens da sua empresa mais eficiente?

Converse com a equipe da GWA e conheça uma solução adequada à sua operação!